Employeur Octroyer des avantages en nature à mon salarié

Un avantage en nature permet à un salarié de bénéficier de biens et services mis à sa disposition par son employeur, tout en faisant l’économie de frais qu’il aurait dû normalement supporter. Un tel avantage est soumis au paiement de cotisations sociales de la part de l’employeur mais également de l’employé. Qu’il s’agisse de logement, véhicule, nourriture ou outils de communication, l’avantage peut être évalué en fonction de sa valeur réelle ou forfaitairement.

Signer une convention pour le logement de fonction

L’employeur peut mettre à la disposition de son salarié et de sa famille un logement, à titre gratuit ou à titre onéreux entrainant le paiement d’une indemnité d’occupation d’un montant minime pour le salarié. « La mise à disposition du logement est prévue dans le contrat de travail. Mais il est fortement recommandé de signer une convention de mise à disposition pour en définir les conditions d’occupation et de départ en cas de rupture du contrat de travail », indique Aurélie Araujo, juriste-fiscaliste au CDER.

Evaluer l’avantage en nature

Le logement proposé au salarié doit être évalué pour définir ensuite l’avantage en nature procuré et le soumettre au paiement de cotisations sociales. Deux options sont possibles pour fixer son montant. La première consiste en une évaluation forfaitaire qui prévoit huit tranches établies en fonction du salaire de l’employé et du nombre de pièces dans le logement. La seconde se base sur la valeur locative réelle du logement. Lorsque l’indemnité d’occupation fixée par l’employeur est inférieure au forfait ou à la valeur locative, la différence constitue un avantage en nature imposable. Ce montant doit apparaître sur la fiche de paie et s’ajoute au montant du salaire brut pour le calcul des cotisations sociales. Une fois que le salaire net imposable est défini, l’avantage en nature en est déduit.

Utilisation personnelle d'un véhicule de fonction

A la différence de la voiture de service, qui appartient à l’entreprise et qui peut être utilisée par n’importe quel employé dans le cadre de son travail, la voiture de fonction est destinée à un salarié identifié. Il peut l’utiliser tant à des fins professionnelles que personnelles. Seule l’utilisation à des fins personnelles constitue un avantage en nature. L’employeur fixe dans le contrat de travail les contours de la mise à disposition d’un tel véhicule, telles que les modalités de son utilisation en semaine, le week-end ou durant les congés, ou encore les conditions de son entretien. Si le salarié n’est pas autorisé à en faire un usage à titre personnel, par exemple durant son repos hebdomadaire et ses vacances, la mise à disposition n’est pas considérée comme un avantage en nature. Si l’usage à titre personnel est autorisé, l’avantage en nature doit alors être évalué selon les règles en vigueur et entrainer le paiement de cotisations sociales.

Frais réels ou forfait

Comme pour le logement, l’employeur peut évaluer l’avantage en nature procuré à son salarié soit sur la base des dépenses réellement engagées pour le véhicule (amortissement de la valeur d’achat, assurance, frais d’entretien), soit sur la base d’un forfait. Dans le premier cas, la valeur de l’avantage en nature s’obtient en appliquant au total des frais réellement engagés, le rapport existant entre le kilométrage parcouru par le salarié pour son usage personnel et le kilométrage total du véhicule. Dans le cas d’une base forfaitaire, l’avantage en nature correspond à 9 % du montant de l’achat de la voiture si elle a moins de cinq ans (12 % si l’employeur paie le carburant) et à 6 % si la voiture est plus ancienne (9 % si l’employeur paie le carburant).

Nourriture

L’employeur peut proposer à son salarié de le nourrir. L’avantage en nature nourriture est évalué grâce à un système de forfait. En 2023, la valeur retenue pour comptabiliser cet avantage est fixée à 5,20 euros par repas.

Outils de communication

L’utilisation à titre personnel par un salarié d’un téléphone portable fournit par son employeur constitue un avantage en nature. Pour déterminer cet avantage, l’employeur peut opter pour une évaluation forfaitaire. Dans ce cas, 10 % du montant du coût annuel de l’abonnement ou du coût d’achat du matériel est retenu. Lorsque l’employeur se base sur les dépenses réellement engagées, la présentation de justificatifs du temps passé par le salarié à une utilisation privée est demandée. L’employeur peut également participer au paiement du coût du forfait téléphonique assumé par son salarié s’il demande à son salarié d’utiliser son téléphone personnel dans le cadre de ses fonctions.