Les documents relatifs à l’exercice de l’activité de l’entreprise doivent être conservés pendant une durée minimale fixée par la loi. Ne pas respecter ce délai peut conduire à des sanctions.

Les documents et pièces comptables doivent être conservés pendant dix ans. Il s’agit des livres et registres comptables, mais aussi des pièces justificatives (facture, bon de livraison, etc.).

Pour les employeurs de main-d’œuvre, la durée de conservation des documents de gestion du personnel varie selon leur nature : le registre unique du personnel, les bulletins de paie, ainsi que les documents liés aux contrats de travail et les déclarations d’accident du travail doivent être conservés cinq ans.

Les documents relatifs aux charges sociales et à la taxe sur les salaires doivent être conservés trois ans. La durée est réduite à un an pour la comptabilisation des horaires des salariés, les heures d’astreinte et leur compensation.

À noter que pour les salariés, les bulletins de salaire et contrats de travail sont à conserver jusqu’à la liquidation de la retraite.

Pas de copie numérique

Les contrats d’assurance doivent être conservés la durée de couverture du contrat prolongée de deux ans. Il est également recommandé de garder les documents liés à un sinistre dix ans après son indemnisation. Les documents fiscaux doivent quant à eux être conservés six ans.

Le code général des impôts précise qu’une amende de 10 000 euros peut être prononcée en cas d’absence ou de destruction des documents fiscaux avant ce délai. Les originaux des documents sous format papier doivent être conservés. La version numérisée n’a valeur que de copie. En revanche, il est possible de conserver le document sous format numérique, si celui-ci a été transmis sous ce format.

Un simulateur du service public permet de connaitre le délai de conservation des documents d'une entreprise.

Alessandra Gambarini