On a beau être dans l’ère numérique, ce n’est pas pour autant qu’il n’y a plus de paperasse. Ce n’est pas demain que le bureau sera vide. Les agriculteurs employeurs, comme toutes les entreprises, doivent conserver des documents pendant un certain temps, qui varie selon la nature du document.

L’Administration peut venir contrôler la conservation de ces documents pendant ce délai. En revanche, au-delà de cette période, l’employeur peut conserver les documents seulement à condition qu’ils ne contiennent pas de données personnelles. Par ailleurs, la présentation des documents peut servir de preuve du respect du code du travail en cas de litiges.

L’archivage avec l’électronique

Depuis 2000, l’écriture électronique, et ensuite l’archivage, a reçu une reconnaissance légale au même titre que l’écriture papier. L’archivage est la conservation à moyen ou long terme de l’intégralité du document sans modification. Il diffère en cela de la sauvegarde, qui permet de retrouver un état antérieur d’un document, et de la gestion électronique des données, qui consiste à en faciliter l’exploitation.

Pour répondre à cette exigence, l’archivage numérique doit comporter un certificat d’authenticité, pour garantir l’origine du document et l’identité de son auteur. De son côté, une signature électronique atteste l’intégrité du contenu et son horodatage. La pérennité et la traçabilité du document peuvent être garanties par un coffre-fort électronique.

Les durées pour les documents sociaux

Les durées de conservation des documents de l’employeur sont, selon le ministère de l’Économie :

Document Durée de conservation

Bulletin de paie (double papier ou sous forme électronique)

 5 ans
Registre unique du personnel 5 ans après le départ du salarié
Document concernant les contrats de travail, salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte, régimes de retraite. 5 ans
Document relatif aux charges sociales et à la taxe sur les salaires 3 ans
Comptabilisation des jours de travail des salariés sous convention de forfait 3 ans
Comptabilisation des horaires des salariés, des heures d’astreinte et de leur compensation 1 an
Observation ou mise en demeure de l’inspection du travail ; vérification et contrôle du comité social et économique (CSE) s’il existe 5 ans
Déclaration d’accident du travail 5 ans