Management : « L’entretien professionnel est un moment bâti sur la confiance »

Comment différencier les types d’entretien ?

L’entretien annuel entre l’employeur et le salarié n’est pas obligatoire. Il a pour but de faire le point avec le salarié, chaque année, sur son positionnement dans l’entreprise, sur l’organisation du travail, sur les objectifs qu’il doit atteindre, etc. L’entretien professionnel, quant à lui, est obligatoire et il se consacre uniquement au parcours de formation du salarié, sur ses besoins de formation, sur sa volonté d’évoluer. Ce sont deux entretiens très différents.

Ces entretiens sont-ils fréquents dans le monde agricole ?

Obligatoires ou non, ces entretiens sont des actes de management plutôt issus des entreprises avec une main-d’œuvre structurée. En agriculture, ces entretiens sont plus rares parce que les exploitations n’emploient souvent qu’un seul salarié. Les agriculteurs sont accaparés par la production et perçoivent ces temps formalisés comme une paperasserie supplémentaire. Pourtant, ils sont des moments privilégiés pour se poser et discuter de l’entreprise. Avec cet état d’esprit, les employeurs et les salariés peuvent être surpris de la qualité des résultats. Ce qui peut être perçu comme une contrainte au départ peut se révéler, au final, très positif.

L’employeur peut-il mélanger entretien annuel et professionnel ?

Juridiquement, les deux entretiens doivent être clairement distincts. Dans les faits, il est possible de réserver un seul moment pour les deux entretiens afin de gagner du temps. S’il y a au moins un rendez-vous, c’est toujours mieux que rien. En revanche, il est important de bien distinguer les deux phases en marquant bien la transition et en utilisant deux supports différents.

Aborde-t-on la rémunération à cette occasion ?

De toute façon, le salarié abordera la question de sa rémunération à cette occasion. Autant s’y préparer. Le sujet a sa place dans l’entretien annuel, mais pas dans l’entretien professionnel. L’intérêt de l’aborder à ce moment-là est de l’objectiver en le rapprochant de la réussite ou non des objectifs individuels et de l’évolution générale de l’exploitation.

Comment l’employeur peut-il se préparer ?

Pour se préparer, de nombreux outils sont mis à la disposition de l’employeur. Le miniguide de préparation à l’entretien professionnel disponible sur le site d’Ocapiat (ex-Fafsea et ex-Vivéa) est assez simple et pratique. Mais l’employeur doit aussi avoir bien compris et être à l’aise avec l’organisation de la formation professionnelle et les notions qui y sont liées, comme le compte personnel de formation, le développement des compétences, etc. S’il est vrai qu’il n’est pas aidé par la confusion autour de la réforme en cours de la formation professionnelle, il peut se rapprocher de ses organismes de conseils pour se faire aider au préalable.

> À voir : le miniguide de l’entretien professionnel pour l’employeur par Ocapiat

L’employeur a-t-il la responsabilité de préparer le salarié ?

Ces entretiens traduisent une double mobilisation : celle de l’employeur et celle du salarié. En tant que manager, il revient à l’exploitant d’activer l’engagement du salarié, d’en faire un acteur de son avenir. Concrètement, il remet au salarié un questionnaire qui servira de base à la discussion. L’employeur et le salarié conviennent d’un rendez-vous à une date précise, au moins une semaine plus tard pour se laisser le temps d’y réfléchir. Le salarié peut montrer une réticence, surtout si c’est la première fois qu’il est convié à une telle discussion. L’exploitant agricole peut lui répondre qu’il comprend cette attitude mais que ce rendez-vous est une première ouverture au dialogue. Il existe aussi une forme de réticence de l’employeur. Mais elle relève plutôt de la méconnaissance et du manque de temps. L’agriculteur peut prendre conscience qu’aborder le sujet de l’organisation du travail, même avec des maladresses, est toujours un plus dans son management.

> À voir : le miniguide de l’entretien professionnel pour le salarié par Ocapiat.

Quelle attitude tenir durant l’entretien ?

L’exploitant manifeste son positionnement managérial durant ces entretiens : il montre qu’il sait entendre le salarié. En parallèle, il lui donne la capacité d’exprimer ses critiques et ses envies. Ce sont des moments qui se bâtissent sur la confiance. Cette attitude s’acquiert au fil du temps, avec l’expérience.

Sur quoi peut s’appuyer un employeur mal à l’aise ?

La première fois, un agriculteur employeur peut se sentir mal à l’aise. Je lui conseillerai de s’appuyer sur les supports qu’il peut trouver pour guider la discussion. Sa priorité est de poser des questions pour écouter les envies du salarié. De son côté, s’il est mal à l’aise, il peut aussi l’avouer dès les premières minutes pour abaisser la pression et montrer l’ambiance de transparence et de franchise qu’il compte établir. Enfin, je pense qu’il est important de montrer qu’on est à l’écoute et qu’on cherche à comprendre. Pour cela, la reformulation des réponses du salarié à la fin de l’entretien est une bonne façon de faire.

Quel compte-rendu envisager ?

Le compte-rendu s’écrit au fur et à mesure avec le salarié, grâce à la technique de la reformulation. Chacun repart avec son exemplaire qui sert de trace pour prendre acte de ces entretiens. Avant de se séparer, l’exploitant et le salarié conviennent d’une date pour répondre aux questions qui restent en suspens : en particulier, pour se mettre d’accord sur une formation, ou se mettre d’accord sur le fait qu’il n’existe pas de formation adaptée dans les environs. S’imposer un suivi de réalisation à moyen terme, c’est ce qui donne du sens à ces entretiens.