À défaut d’accord d’entreprise ou de branche, la période de prise des congés et l’ordre des départs sont fixés par l’employeur. Le salarié ne peut donc pas décider lui-même de ses dates de congés. Toutefois, chaque salarié doit être informé de ses dates de vacances au moins un mois à l’avance. Depuis la loi travail, un salarié peut prendre ses congés payés dès l’embauche.

À chacun son tour

L’ordre des départs en congés est fixé selon les critères suivants :

  • l a situation de famille des salariés, notamment les possibilités de congé du conjoint ou du partenaire lié par un Pacs, ainsi que la présence au sein du foyer d’un enfant ou d’un adulte handicapé ou d’une personne âgée en perte d’autonomie,
  • l’ancienneté,
  • l’activité chez un ou plusieurs employeurs.

Des reports possibles

Le report des jours de congé acquis mais non pris durant la période de prise des congés est possible en cas d’accord entre l’employeur et le salarié. Sauf accord ou usage dans l’entreprise prévoyant un report de ces jours, l’employeur n’est pas obligé d’accepter une demande de report des congés. Il ne peut pas non plus imposer un report au salarié.

Si le report des congés n’est pas possible, les jours non pris sont perdus. Ils sont indemnisés si le salarié n’a pas pu prendre tous ses congés du fait de l’employeur.

Le salarié de retour d’un congé de maternité ou d’un congé d’adoption a droit au report de ses congés payés non pris. Le report est également possible lorsque les congés n’ont pas pu être pris à cause de la maladie du salarié.

Un employeur peut refuser une demande de congés

L’employeur peut refuser une demande de départ en congé du salarié, mais ce refus ne doit pas être abusif. Il peut être justifié, par exemple, par la continuité du service, par une forte activité ou par des circonstances exceptionnelles. En cas de refus des dates proposées, le congé devra être pris à une autre date.

En l’absence de réponse de l’employeur suite à une demande de congés, le salarié ne commet pas de faute en partant si l’employeur avait connaissance des dates de congés du salarié et n’a formulé aucun refus. Dans ce cas, l’absence du salarié ne constitue pas un abandon de poste.

L’employeur ne peut pas refuser la demande d’un salarié si celui-ci s’absente dans le cadre d’un congé lié à un événement familial (mariage ou Pacs, naissance ou adoption, décès d’un membre de la famille).

Verser une indemnité compensatrice à la place de prise de congés n’est pas possible, sauf si le salarié quitte l’entreprise. Il est en revanche conseillé à l’employeur de formaliser par écrit les demandes et acceptations de ces congés.

Accorder au moins deux semaines consécutives l’été

Tous les salariés, y compris les apprentis, disposent de cinq semaines de congés payés par an. Sur ces cinq semaines de congé, quatre sont considérées comme des congés principaux, et doivent être prises entre le 1er mai et le 31 octobre. Un salarié ne peut pas prendre plus de 24 jours ouvrables (soit 4 semaines) en une seule fois, sauf exception. Lorsque les jours de congé acquis par le salarié ne dépassent pas 12 jours ouvrables (2 semaines), ils doivent être pris en une seule fois pendant la période du 1er mai au 31 octobre.

Après le 31 octobre, si vos salariés bénéficient d’au moins 3 jours ouvrables de congés payés (sans compter la 5e semaine), il faudra alors leur attribuer des jours de congés supplémentaires, appelés jours de fractionnement :

  • 1 jour de fractionnement s’il leur reste entre 3 et 5 jours, 
  • 2 jours de fractionnement s’il leur reste au moins 6 jours en plus de leur 5e semaine.

Rosanne Aries