Répertorier les emplois présents au sein d’une exploitation est une obligation légale pour l’employeur. Il doit pour cela tenir à jour un registre unique du personnel, qui doit être consultable à tout moment par le comité social et économique (ou les délégués du personnel), ainsi que par les agents de l’inspection du travail ou de la MSA. Le ministère du Travail précise que cette obligation doit permettre de « s’assurer de la transparence des emplois ».

Pour tous les employeurs et pour tous les nouveaux embauchés

Tous les employeurs agricoles, sans exception, sont concernés par cet impératif et doivent s’y tenir dès leur premier recrutement, peu importe le statut de la personne embauchée (salarié, stagiaire, apprenti). Lorsque l’agriculteur fait appel à de la main-d’œuvre étrangère, cette dernière doit aussi apparaître dans le registre unique du personnel. Une copie des déclarations de détachement doit être annexée au registre.

Il peut arriver qu’une exploitation soit composée de plusieurs établissements. Dans ce cas, un registre par établissement est nécessaire.

Les salariés sont inscrits dans l’ordre chronologique de leur arrivée sur l’exploitation.

Des mentions obligatoires

Des mentions obligatoires doivent être renseignées afin de permettre l’identification de chaque salarié.

Pour tous les salariés :

  • Nom et prénom ;
  • Nationalité ;
  • Date de naissance ;
  • Sexe ;
  • Emploi ;
  • Qualification ;
  • Dates d’entrée et de sortie de l’établissement ;
  • Si une autorisation d’embauche ou de licenciement est requise, date de cette autorisation ou, à défaut, date de la demande d’autorisation.

Pour les salariés étrangers qui possèdent un titre autorisant l’exercice d’une activité salariée : le type et le numéro d’ordre du titre valant autorisation de travail.

Pour les travailleurs en contrat à durée déterminée : la mention « contrat à durée déterminée » doit apparaître.

Pour les salariés temporaires : la mention « salarié temporaire » ainsi que le nom et l’adresse de l’entreprise de travail temporaire.

Pour les travailleurs mis à disposition par un groupement d’employeurs : la mention « mis à disposition par un groupement d’employeurs » ainsi que la dénomination et l’adresse du groupement

Pour les salariés à temps partiel : la mention « salarié à temps partiel ».

Pour les jeunes titulaires d’un contrat d’apprentissage ou de professionnalisation : la mention « apprenti » ou « contrat de professionnalisation ».

Pour les stagiaires : les nom et prénom du stagiaire, les dates de début et de fin du stage (ou de la période de formation en milieu professionnel), les nom et prénom du tuteur, et le lieu de présence du stagiaire.

Lorsqu’une personne est embauchée avec des contrats successifs, il est nécessaire, pour chaque contrat, d’indiquer, sur une nouvelle ligne du registre, la date d’entrée et de sortie correspondante.

Les mentions portées sur le registre unique du personnel sont conservées pendant cinq ans à compter de la date à laquelle le salarié ou le stagiaire a quitté l’établissement.

Forme du registre

La forme que doit prendre le registre est libre. Il peut être en format papier (des registres types se trouvent dans le commerce) ou en format numérique, à la condition qu’ils soient consultables tout aussi facilement.

Sanctions

Un employeur qui se retrouve dans l’incapacité de présenter le registre unique du personnel de son ou de ses établissements ou s’il présente un document erroné, encourt une amende qui peut atteindre 750 euros s’il s’agit d’une personne physique. La somme peut monter à 3 500 euros si l’employeur est une personne morale. L’amende est multipliée par le nombre de personnes embauchées.

Bertille Quantinet