La déclaration préalable à l’embauche (DPAE) est une formalité obligatoire à réaliser avant l’embauche d’un salarié. Cette déclaration qui concerne les emplois en CDI et les contrats temporaires (intérimaires) doit être adressée à la caisse de la MSA du lieu de travail du futur salarié.

Réaliser sa déclaration

Internet ou papier

La DPAE s’effectue directement sur le site internet de la MSA.

Depuis « Mon espace privé », sélectionner « Mes services », puis « DSN/DPAE/DTS », « Voir tous les services », « DPAE » et enfin cliquer sur « Saisir une DPAE ».

Il est également possible de remplir un formulaire papier, à télécharger sur le site de la MSA ou à récupérer auprès de son antenne locale. Dans ce cas, la DPAE doit être envoyée à la MSA soit par e-mail, soit par lettre recommandée avec accusé de réception.

Dans tous les cas, elle doit être adressée au plus tôt dans les 8 jours qui précèdent la date d’embauche. En retour, la MSA adresse à l’employeur un récépissé de la déclaration qui mentionne les informations enregistrées, dans les 5 jours suivant sa réception.

Un exemplaire pour le salarié

Une copie de la DPAE ou de l’accusé de réception doit être remise au salarié. S’il dispose d’un contrat de travail écrit qui mentionne l’organisme destinataire de la déclaration (MSA), la condition de remise au salarié est considérée comme remplie.

Mentions obligatoires

La DPAE doit comporter :

  • Les nom, prénoms, adresse, date et lieu de naissance, numéro de sécurité sociale du salarié (s’il est déjà immatriculé) ;
  • La dénomination sociale (ou les nom et prénoms pour les entreprises individuelles) et adresse de l’employeur ;
  • Le code APE de l’entreprise et le numéro de Siret de l’établissement ;
  • La date et l’heure d’embauche prévisibles ;
  • La nature, la durée du contrat et de la période d’essai pour les CDI et les CDD supérieurs à 6 mois.

© MSA

Cas particuliers

Salarié employé grâce à un Tesa

La déclaration préalable à l’embauche des salariés en Tesa s’effectue également via « Mon espace privé », dans la rubrique « Tesa : DPAE, bulletin de salaire ».

Stagiaires

L’employeur n’a pas à effectuer de DPAE s’il embauche un stagiaire.

Sanctions

Un employeur qui ne réalise pas la DPAE encourt une amende égale à 300 fois le taux horaire du minimum garanti, soit 1 086 euros (300 × 3,62) par salarié concerné en 2019.

Fiche réalisée par Bertille Quantinet avec la MSA