Il ne pourrait plus s’en séparer. À la tête d’une exploitation de grandes cultures dans l’Aisne, Simon Remy utilise le système Demat’box, un scanner relié directement à son cabinet comptable. C’est ce dernier qui lui a proposé et lui a vendu l’appareil (entre 350 et 375 euros). « Simon a été l’un de nos premiers clients à l’utiliser », confie Thibault Magnien, responsable juridique et conseil agricole du cabinet Berson et associés.

Contrairement aux autres scanners ou photocopieurs, Simon n’a plus besoin d’allumer son ordinateur pour adresser ses pièces comptables dans un mail à son conseiller. Ce dernier reçoit le fichier numérisé par son client directement dans un logiciel dédié. Il est averti par mail de l’envoi que l’exploitant peut ventiler entre trois catégories (factures clients, factures fournisseurs et autres). « Je gagne du temps et j’économise du papier, explique-t-il. Mon classeur de factures reste dans mon bureau. Je n’ai plus besoin de le transmettre à mon comptable. Et c’est aussi plus écologique. »

De la sécurité et de l’espace en plus

Du côté du cabinet d’expertise, on se satisfait de l’espace gagné. « On ne peut pas écarter les murs », explique en souriant Thibault Magnien, tout en montrant du doigt les dossiers des clients entassés sur les étagères. L’autre avantage de la numérisation est la sécurité des données. « Avec le scan, il n’y a plus de risque que le papier disparaisse à cause d’un incendie ou d’une inondation. »

La consultation des documents est également facilitée. Simon a accès aux fichiers qu’il a adressé à son cabinet grâce à un espace en ligne sécurisé. Une solution pratique pour retrouver une facture plus rapidement. « Cela est utile pour vérifier si j’ai bien payé mon fournisseur ou lorsque j’ai besoin de retrouver la facture d’achat d’un matériel encore sous garantie », détaille l’agriculteur. Pour l’exercice comptable de 2017, il a envoyé de cette manière plus de 360 documents.

Un paramétrage à améliorer

Si l’appareil est simple d’utilisation avec ses trois boutons et sa numérisation recto verso - « les tickets de carte bleue peuvent aussi être scannés », souligne Simon - c’est parfois plus compliqué à la sortie de la ferme. Une fois arrivée au cabinet, la facture est lue par un logiciel qui la retranscrit directement en écriture comptable. « Cette reconnaissance des données n’est pas encore totalement automatique. Le comptable est là pour la valider ou la compléter. Le logiciel n’est pas encore capable de lire totalement une facture », précise Thibault Magnien. Certaines informations, comme le montant de la TVA ou le nom du fournisseur peuvent lui échapper. Il revient donc à la main humaine de corriger ce que le numérique ne peut pas encore faire. « Il y a un gros travail de paramétrage à faire par le comptable pour apprendre au logiciel à lire le document de tel ou tel fournisseur, reconnaît le responsable juridique. Il y a encore une marge de progrès de ce côté-là pour l’éditeur du logiciel. »