Dossier Une place pour tous les associés dans le bureau

«Le bureau, c’est comme un sac à main. Cela ne se prête pas ! », insiste Éliane Teissandier, de l’Établissement départemental de l’élevage (EDE) du Puy-de-Dôme.

Le local dédié au travail administratif doit être équipé de mobilier (bureau, siège, ordinateur, poubelle) en fonction du nombre d’associés. « Chacun peut ainsi ranger ses affaires comme il l’entend sans subir les remarques des autres », souligne-t-elle. Dans le cas où le salarié s’occupe de la facturation, celui-ci doit disposer de « sa table de travail ». L’achat d’un fauteuil à roulettes, dont la hauteur est réglable, pour chacun n’est pas un luxe. Il apporte du confort pour accomplir les tâches administratives qui demandent de plus en plus de temps.

« Toujours par souci de confort, il est indispensable que le lieu soit agréable et accueillant, qu’il bénéficie d’une isolation, d’un mode de chauffage, et d’un éclairage naturel. Le fond du garage sombre et humide est proscrit. »

Un endroit neutre

Autre caractéristique importante dans le cadre d’un Gaec : que chacun des associés accède au bureau à n’importe quel moment. D’où la nécessité de choisir un endroit neutre. « Une pièce située dans l’habitation de l’un des membres ou celle des parents à la retraite ne peut donc pas convenir. »

Lorsque les techniciens ou le comptable passent pour présenter les résultats par exemple, la présence d’une table apporte de la fonctionnalité. Tout le monde découvre les éléments présentés et peut, plus facilement, prendre part à la discussion.

La présence d’une cafetière et d’un frigo ajoute un caractère accueillant au bureau. Un évier avec une éponge et un égouttoir permettent également de maintenir l’ensemble propre.

Quant à l’archivage, il demande un minimum d’organisation. « Il faut éviter qu’un mètre cube de papier dégringole chaque fois qu’on ouvre un placard, sourit Éliane Teissandier. L’utilisation de pochettes de couleurs peut être utile. Mieux vaut que les rayonnages soient modulables et adaptés à la taille des dossiers. Il est important que le plan d’archivage soit connu et respecté de tous les utilisateurs. »

Un document qui récapitule l’ensemble des numéros et des codes de l’exploitation (numéro de compte, de cheptel, de pacage, d’adhérent) doit être facilement accessible. Cela permet de gagner du temps le jour où l’un des associés est malade ou absent.